Đại hội Hội Đồng Hoằng Pháp: Thông báo số 1

Phật Lịch 2565                                                                    Hannover, ngày 12 tháng 11 năm 2021

Thông báo số 1

về thể thức tham dự
Đại Hội Hội Đồng Hoằng Pháp lần I năm 2021

Nam Mô Bổn Sư Thích Ca Mâu Ni Phật.

Kính bạch chư Tôn Đức,
Kính thưa quý đồng hương, quý Phật tử xa gần.

Để giúp Ban Tổ Chức Đại Hội Hội Đồng Hoằng Pháp lần I năm 2021 dễ dàng trong việc quản lý hệ thống mạng, xin quý Đại biểu, quý Tham dự viên lưu ý những điểm sau đây.

A. Ghi danh

1. Toàn thể thành viên của Hội Đồng Hoằng Pháp hoặc những vị đã có điện thư mời trực tiếp sẽ nhận mã số để đăng nhập ZOOM qua Email vào ba ngày trước khi Đại Hội khai mạc (không cần ghi danh).
2. Đối với những vị có quan tâm và muốn tham dự Đại Hội xin ghi danh qua Email, gởi về địa chỉ DaiHoiHoangPhap@gmail.com. Xin ghi rõ:

(a) Họ tên, tuổi (tên thật, không phải nickname);
(b) Quốc gia đang cư ngụ;
(c) Đạo hiệu/ Học vị/ Học hàm cũng như đơn vị/ tổ chức đang cộng tác;
(d) Điện thoại/Địa chỉ để tiện liên lạc về sau (không bắt buộc).

Xin quý vị thông cảm cho thủ tục ghi danh này vì Ban Tổ Chức chúng tôi không thể biết hết địa chỉ của chư thức giả muốn tham dự để gởi thư riêng. Thêm vào đó Ban Tổ Chức cũng xin lưu lại trong hồ sơ những ý kiến phát biểu quý báu của các đoàn thể, cá nhân góp ý về công cuộc hoằng pháp chung. Thời hạn ghi danh trễ nhất là 24 tiếng đồng hồ trước giờ khai mạc.

B. Đăng Nhập

1. Phòng họp Zoom sẽ mở cửa 45 phút trước giờ khai mạc chính thức. Xin hoan hỷ đợi ở “Phòng-chờ-ảo” để Ban Kỹ Thuật có thể mở cổng mời vào. Xin đăng nhập trễ nhất là 15 phút trước giờ khai mạc.
2. Khi đăng nhập, yêu cầu mọi tham dự viên ghi đầy đủ trên màn hình của mình các chi tiết: Tên, đơn vị và quốc gia. Ví dụ: Tâm Thiện – GĐPT xxx – Hoa Kỳ.
3. Những tham dự viên nặc danh, ẩn danh hay chỉ ghi nickname sẽ không được đăng nhập.

C. Phát biểu – Biểu quyết

1. Đại Biểu tham dự Đại Hội Hội Đồng Hoằng Pháp gồm 3 thành phần: Đại Biểu Chính Thức gồm chư tôn Trưởng Lão Chứng Minh, Hòa Thượng Cố Vấn Chỉ Đạo, chư Hòa Thượng Chánh và Phó Thư Ký HĐHP, chư tôn Hòa Thượng và Thượng Tọa Trưởng các Ban; Đại Biểu Dự Khuyết gồm chư Tôn đức Tăng, Ni được HĐHP cung thỉnh tham dự, và chư tôn đức Tăng, Ni và Cư Sĩ thành viên HĐHP; và Đại Biểu Quan Sát là những vị khác. Tất cả các Đại Biểu đều có quyền phát biểu ý kiến đóng góp, nhưng chỉ các Đại Biểu Chính Thức mới có quyền biểu quyết chung kết các vấn đề thảo luận trong Đại Hội (nếu có).
2. Đại biểu trong đại hội muốn phát biểu trong phần thảo luận thì xin bấm nút “giơ tay” và sẽ được mời, lúc đó Ban Kỹ Thuật sẽ cho mở mic Audio. Đại biểu cũng có thể ghi ý kiến vào “Chatbox”, Thư Ký Đoàn sẽ ghi nhận và chuyển cho Chủ Tọa Đoàn hay Thuyết trình viên.
3. Thời gian phát biểu quy định tối đa là 3 phút. Nếu có ý kiến cần nhiều thời gian hơn xin liên lạc sau với HĐHP để nêu những vấn đề còn lại.

D. Những vấn đề khác

1. Để tránh quá tải hệ thống mạng do số lượng tham dự viên có thể khá đông nên Ban Kỹ Thuật dành quyền quyết định không cho hiển thị tất cả mọi thành viên trên màn hình mà chỉ tập trung vào diễn giả, một số thành viên có trách nhiệm của Ban Tổ Chức và những khách mời chọn lọc. Trường hợp này xin quý vị thông cảm.
2. Xin xem thêm Chương trình Đại Hội Hội Đồng Hoằng Pháp lần I đính kèm theo đây.

Trân trọng cám ơn và cầu chúc tất cả Quý Ngài và Quý Vị luôn được an vui.

TM. Ban Tổ Chức Đại Hội Hội Đồng Hoằng Pháp lần I
Thích Như Điển

Nguồn: Hội Đồng Hoằng Pháp